Sebuah pernikahan yang berjalan dengan lancar dan sukses sering kali tak lepas dari kehadiran Wedding Planner atau perencana pernikahan. Tak jarang, wedding planner dianggap sebagai sahabat, penengah, dan pemersatu calon mempelai dan keluarganya.
Menggunakan jasa wedding planner memang bukan sebuah keharusan. Namun seiring dengan bergulirnya waktu dan perkembangan masa, jasa wedding planner semakin dibutuhkan karena dapat meringankan beban calon mempelai.
Ada bebarapa peran dan tugas yang harus dijalankan oleh sebuah wedding planner:
1. Perencana, yaitu memberikan usulan dan masukan tentang konsep acara, biaya, venue, vendor-vendor seperti dekorasi, foto dan video, sound system, lighting system, special effect, multi-media, MC, penari dan pengisi acara lain yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan calon mempelai.
2. Sebagai koordinator, yaitu mengkoordinasi seluruh pihak yang terlibat di pesta pernikahan, mulai dari calon mempelai, keluarga, venue, para vendor dan pengisi acara, termasuk pengaturan jadwal meeting, technical meeting, dan gladi bersih.
3. Membuat rundown acara secara keseluruhan dan membentuk professional crew untuk mengatur jalannya pesta pernikahan mulai dari persiapan, gladi bersih, sampai acara selesai.
Wedding planner harus menjelaskan hal-hal yang penting dalam sebuah prosesi pernikahan, jika dalam pertemuan keluarga calon mempelai masing-masing pihak belum mengerti secara detail prosesi pernikahan anaknya seperti apa. Namun, perlu diingat. Ketika berbicara dalam pertemuan keluarga tersebut, wedding planner harus memperlihatkan bahwa ia mengerti namun tidak terkesan menggurui. Posisi “tarik ulur” antara wedding planner dengan calon mempelai dan keluarga meski berjalan alot namun pada akhirnya akan sampai pada titik temu.
Tugas wedding planner yang tak kalah penting adalah membantu menghemat pengeluaran calon mempelai. Sebagai contoh, penghitungan makanan para tamu yang hadir harus tepat. Menurut Gie, setiap tempat, baik hotel, hall atau function, restoran dan katering untuk di rumah, memiliki porsi makanan yang berbeda-beda untuk satu orang tamu. Karena itu, wedding planner harus mempunyai data statistik setiap tempat yang akan dijadikan tempat untuk menggelar pernikahan.
Seorang Wedding Planner harus bisa menciptakan sebuah momen yang paling berharga terutama untuk calon mempelai dan diinginkan oleh calon mempelai dan keluarga. Momen memang harus diciptakan. Namun, meski sudah dibuat, akan sia-sia jika calon mempelai tidak bisa menikmatinya di Hari H. Supaya calon mempelai bisa menikmati, mood keduanya harus baik. Dan agar mood pengantin baik, tugas wedding planner untuk membuat mood calon mempelai menjadi baik. Caranya, dengan membantu mempersiapkan pernikahan calon mempelai.
SimplyWED's Notes
